Backoffice quer dizer em português “parte de trás do escritório” e dá nome à equipe que não atua na linha de frente e não necessariamente é vista pelo cliente – mas tem grande importância nos processos da empresa. São considerados colaboradores do BackOffice Digital aqueles que possuem responsabilidades que não estão diretamente relacionadas à atividade principal da empresa.
Backoffice é, portanto, o departamento que atua na retaguarda de uma empresa, garantindo um bom funcionamento de todos os demais setores que atuam no contato de frente no relacionamento com o cliente. Ou seja, tem um papel muito importante dentro da empresa, afinal, os bastidores afetam diretamente os seus resultados.
Afinal como funciona o Backoffice?
Primeiramente, precisamos entender como isso funciona na prática. A equipe de finanças usa análises, levando em conta uma possível previsão, para ter uma ideia dos orçamentos com base no pico de demanda. Ou Recursos Humanos ajudando os gerentes de negócios a tomar as melhores decisões, por exemplo, recrutar as melhores contratações para vencer a grande competição por talentos no mercado. Também estão sempre atentos às estratégias de gastos de compras, indo além das metas de economia para impulsionar os objetivos de negócios.
O time de Backoffice realmente inteligente transforma as operações ao automatizar tarefas básicas e repetitivas para que as pessoas possam fazer um trabalho mais eficiente e complexo, de forma mais eficaz, interessante e, portanto, mais estratégico. Os funcionários que trabalham no Backoffice podem focar em outros aspectos dos negócios, sempre entregando novo valor aos usuários finais.
Quanto melhor os funcionários se dedicarem ao seu trabalho, melhor será para a empresa. Portanto, ela estará pronta para atender às necessidades dos cidadãos e dos usuários. No entanto, o principal foco nas necessidades humanas está cada vez tendo menor valor. O time de Backoffice passa boa parte do tempo em tarefas repetitivas que podem tornar seu trabalho tedioso e insatisfatório.
O Backoffice utilizado de maneira inteligente é projetado para refletir as jornadas do usuário, levando em consideração as formas de trabalho atuais e o que o funcionário espera.
Portanto, muitos aspectos de um negócio podem ser simplificados e configurados com maior eficiência, especialmente no Backoffice. A digitalização de fluxos de trabalho pode criar enormes ganhos para as empresas, levando a uma performance cada vez melhor e otimizando os processos.
Os 3 benefícios mais importantes de aderir o Backoffice!
À medida que os anos passam, as tecnologias evoluem e vão ganhando cara nova. Neste meio tempo, faz-se extremamente necessário estar atento para aprender e reaprender todas as possíveis novas habilidades e ferramentas que aparecem no mercado, para que sua empresa não fique para trás e possa se manter competitiva.
Assim sendo, mais evidentes se tornam os efeitos positivos gerados pela transformação digital. Além de tudo, em relação ao cenário dos negócios, a inovação tem se integrado de maneira ainda mais eficiente ao planejamento e à execução de processos, sejam eles ligados à parte operacional, administrativa ou estratégica.
É neste cenário que cada vez mais se fala em Backoffice Digital, um padrão de operações que rompe com os modelos tradicionais, onde a presença de tarefas repetitivas, manuais e burocráticas ainda é recorrente. Atualmente, levando em conta as necessidades de mais produtividade, economia e precisão nas empresas, esse conceito tornou-se extremamente importante no mercado digital.
- Um dos principais benefícios de utilizar esta ferramenta é a melhora da produtividade digital, no qual os profissionais do setor podem direcionar melhor seus esforços e recursos, focando em tarefas estratégicas. Ou seja, deixam a parte “mecânica” sob a responsabilidade de soluções especializadas e automatizadas.
Sendo também crucial para que as equipes mantenham-se integradas, os times conseguem ajustar estratégias e traçar metas, levando em conta métricas e resultados avaliados em determinado período, o que é muito importante para que o desempenho seja sempre otimizado e melhor aproveitado. - O segundo ponto é que o controle da redução de custos torna-se cada vez mais eficiente. Diante do cenário de alta competitividade entre os negócios, aproveitar mal os recursos disponíveis, desperdiçar tempo e dinheiro com retrabalho, arquivos físicos e falhas humanas, certamente não é bom para o padrão de qualidade exigido atualmente.
Portanto, levando estes aspectos em consideração, a automatização de processos também afeta positivamente a gestão de recursos humanos, diminuindo a quantidade de pessoas em determinadas tarefas e aproveitando melhor esse capital humano em outras funções, mais estratégicas e ligadas à tomadas de decisão. Como consequência, uma melhora positiva no nível de satisfação dos clientes. - E, por fim, porém não menos importante, encontramos um dos objetivos principais de toda empresa que deseja se manter firme e por muito tempo no mercado, é manter seu negócio sempre em nível competitivo. O que torna cada vez mais eficaz esse processo é utilizar o time de Backoffice de maneira assertiva e eficiente.
Portanto, o Backoffice Digital também é crucial na otimização da gestão contábil e financeira, pois a partir da Automatização de Processos de cobrança e pagamento, geração de relatórios e unificação das informações, facilita muito a rotina dos profissionais desses setores. Além disso, é muito eficiente ao acelerar os processos de digitalização do negócio.
Por fim, é importante frisar que é impossível negar que a grande maioria das empresas depende do bom desempenho do seu Backoffice para poder performar bem nas suas operações de front-office. O suporte estratégico oferecido pela “retaguarda” é o que permite fazer leituras rápidas do negócio, tomar decisões e operacionalizar todas as tarefas, visando sempre o melhor desempenho possível para a empresa.
Produtividade e eficiência com Backoffice Digital da Flexdoc
Portanto, a Flexdoc pode facilitar de maneira altamente estratégica acelerando a jornada de transformação e digitalização dos processos, aumentando o valor, aproveitando as novas tecnologias e aplicando com maestria as melhores ferramentas que estão em alta no momento.
